Tại sao doanh nghiệp nên thuê phần mềm họp trực tuyến?

Họp trực tuyến là gì?

Phần mềm họp trực tuyến – Họp trực tuyến hay còn gọi là họp online/cuộc họp ảo. Được tổ chức thông qua trình duyệt web hoặc qua các ứng dụng trên máy tính và các thiết bị thông minh (điện thoại, máy tính bảng,…). Hình thức họp trực tuyến đang dần trở nên phổ biến trong các tổ chức lớn và nhỏ khi họ đang tìm cách kết nối và cộng tác với các thành viên ở khoảng cách xa về mặt địa lý. Hiểu biết sâu hơn về họp trực tuyến có thể giúp bạn và nhóm cộng tác của ban tổ chức các cuộc họp ảo thành công hơn và cải thiện khả năng cộng tác hiệu quả hơn.

Tất cả những gì bạn cần để tổ chức một cuộc họp trực tuyến qua internet là một phần mềm họp trực tuyến, một thiết bị hoặc công cụ để có thể kết nối với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên trong cuộc họp.

Phần mềm họp trực tuyến giúp ích gì cho Doanh nghiệp

Hình thức họp trực tuyến được sử dụng thay thế họp mặt trực tiếp để hỗ trợ giám sát các công việc hàng ngày. Tổ chức các phiên hội thảo, các cuộc họp nhóm và các cuộc phỏng vấn online. Ngoài ra, họp trực tuyến cũng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực đào tạo. Gần 77% các công ty ngày nay sử dụng hình thức đào tạo online hay còn gọi là E-Learning. Để hỗ trợ đào tạo, phát triển chuyên môn cho nhân viên. E-Learning đang dần trở nên phổ biến không kém gì hội thảo trực tuyến hay hội nghị truyền hình trực tuyến.

Tiết kiệm tiền và thời gian

Chắc chắn, họp trực tuyến qua internet giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn. Nếu bạn muốn tham gia cuộc họp, không cần phải đi hàng trăm ngàn Kilomet tới địa điểm họp. Với sự giúp đỡ của công nghệ, mọi người đến tham dự họp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, cho dù họ ở đâu. Do đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian và chi phí khi di chuyển từ nơi này đến nơi khác. Vì vậy, dù ai đó ở phía Đông, bạn lại ở phía tây, vẫn chẳng có vấn đề gì khi tiếp tục cuộc họp.

Ghi lại cuộc họp

Một lợi ích tuyệt vời khác mà bạn được trải nghiệm với sự giúp đỡ của phần mềm họp trực tuyến qua internet. Đó là bạn có thể ghi lại toàn bộ cuộc họp. Vậy nên, nếu có ai không thể có mặt tại cuộc họp. Bạn cũng không cần phải họp lại. Chỉ cần đưa cho họ bản ghi lại đó. Bản ghi lại này có thể được sử dụng để làm tài liệu tham chiếu cho những tháng, thậm chí là những năm sau đó.

Kéo thế giới lại gần hơn

Cũng giống như bất cứ cuộc họp bình thường nào khác. Bạn có thể thấy những người tham gia khác và nói chuyện với họ. Bạn có thể trình bày dưới sự giúp đỡ của các tính năng chia sẻ màn hình mà công cụ họp trực tuyến qua internet cung cấp.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chuyển các File, tài liệu, sử dụng bảng trắng và nhận hướng dẫn thông qua cuộc họp trực tuyến này. Vậy nên, ngay cả khi những người tham gia cuộc họp ở khắp nơi trên thế giới. Với sự giúp đỡ của các tính năng họp trực tuyến qua internet. Bạn có thể có được sự giao tiếp hiệu quả.

Tăng hiệu quả công việc

Họp trực tuyến qua internet chắc chắn sẽ giúp mọi người tăng tốc độ hiệu quả công việc. Vì vậy, tốc độ dự án sẽ nhanh và dễ dàng hơn khi bạn không cần chờ đợi động đội hay đối tác. Bạn có thể thực hiện một cuộc họp trực tuyến qua internet cho dù đồng nghiệp của mình ở đâu và tiếp tục thực hiện dự án. Điều này sẽ tăng tốc độ hoàn thành dự án.

Thậm chí, nếu bạn sắp xếp một cuộc họp truyền thống. Bạn sẽ phải tổ chức mọi thứ như: tìm phòng họp, thông báo cho mọi người biết trước ít nhất 1 tuần. Với họp trực tuyến qua internet. Bạn có thể tập trung vào công việc của mình. Và thông báo cho mọi người về cuộc họp trước 1-2 ngày là được.

Họp khẩn

Trong trường hợp bạn cần sắp xếp một cuộc họp khẩn ngay trong ngày. Thì họp trực tuyến qua internet là lựa chọn tốt nhất. Bạn không cần chờ mọi người đáp chuyến bay rồi tới văn phòng. Chỉ cần gửi một email hay tin nhắn về giờ họp. Cuộc họp khẩn sẽ được tổ chức suôn sẻ.

Trên đây là những lý do khiến phần mềm họp trực tuyến. Trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp. Và tổ chức trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay. Hy vọng các bạn sẽ lựa chọn được một hình thức và công cụ họp để mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Các giải pháp họp trực tuyến hiệu quả

Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau. Để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.

Giải pháp họp này tốn kém nhất. Vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành). Muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

• Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu.

Hội nghị trực tuyến qua điện thoại

Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói). Thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống. Nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m). Có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

• Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại).
• Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau.

Đàm thoại trực tuyến qua phần mềm/web

Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay. zhỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee,… nhưng chức năng rất hạn chế. Cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng. Nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.

• Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp.
• Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp. Giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người. Hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng

Sử dụng dịch vụ hội nghị trực tuyến

Xu hướng họp online tăng cao nên nhiều công ty có dịch vụ hội nghị để đáp ứng thị trường. Cơ bản đây cũng là hình thức hội nghị qua phần mềm. Nhưng các phần mềm này có nhiều chức năng cao hơn giống như sử dụng thiết bị Hội nghị truyền hình.

• Ưu điểm: Chi phí rẻ
• Nhược điểm: Quy mô nhỏ, không chủ động trong cuộc họp, không phải tài sản của công ty

Nên chọn giải pháp nào ?

Giải pháp nào là phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn khi cần triển khai giải pháp hội nghị đàm thoại trực tuyến.

• Công ty nhỏ, một trụ sở chính, lĩnh vực kinh doanh không đòi hỏi phải họp hội nghị. Thì chỉ cần đầu tư bộ điện thoại hội nghị để âm thanh hội thảo kết hợp với sử dụng phần mềm video call miễn phí hiện nay như Skype for Business.
• Công ty vừa và lớn, có 2 chi nhánh trở lên, lĩnh vực kinh doanh cần thiết họp khẩn cấp, thường xuyên, hay trao đổi với khách hàng, đối tác thì nên đầu tư luôn phần mềm họp trực tuyến hoặc thiết bị hội nghị truyền hình cho chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể sau này.

Đơn vị cho thuê phần mềm họp trực tuyến uy tín và chất lượng

UCS là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phần mềm thiết bị, phòng họp trực tuyến chất lượng, chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ luôn sẵn lòng tư vấn cho quý khách, giúp quý khách lựa chọn được những giải pháp hữu ích và phù hợp nhất.

1. Phần mềm họp trực tuyến (Cisco Webex, Microsoft Team, Zoom, Yealink Meeting…)
2. Thiết bị họp trực tuyến (Cisco, Yealink…)
3. Phòng họp Online (Hà Nội, TP HCM…)