Thiết Kế Phòng Họp Trực Tuyến Và Những Điều Cần Lưu Ý

Thiết kế phòng họp trực tuyến khác hoàn toàn so với phòng họp thông thường, nhất là thời đại công nghệ 4.0, vừa đảm bảo công năng chuẩn cho một phòng họp, phòng làm việc chung của một nhóm hay cá nhân. Vậy làm thế nào để thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp? Đừng quá lo lắng, bớt chút thời gian để tham khảo bài viết dưới đây nhé.

1. Phòng họp hội nghị truyền hình cơ bản bao gồm những thiết bị gì?

Phòng họp hội nghị truyền hình về cơ bản sẽ bao gồm một số thiết bị sau đây, tuy nhiên tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và yêu cầu về công năng của phòng họp sẽ cần phải sử dụng nhiều thiết bị khác nhau. Do vậy ở đây UCS CORP sẽ đưa ra các thiết bị cơ bản, còn quý khách có yêu cầu riêng hãy liên hệ với UCS CORP để được tư vấn chi tiết hơn,

• Thiết bị hiển thị (Tivi, màn chiếu, màn hình LED, màn hình Laptop,…)
• Thiết bị xuất hình ảnh (Laptop, máy chiếu, PC, điện thoại,…)
• Camera họp trực tuyến
• Micro họp trực tuyến
• Hệ thống loa
• Phụ kiện khác: Bàn, ghế, dây diện, kệ để Tivi, giá treo Tivi,…

2. Thiết kế phòng họp trực tuyến cần quan tâm yếu tố gì?

Khi bạn đang cần thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình để trở lên dễ dàng và nhanh gọn hơn bạn cần nắm rõ các yếu tố sau đây:

2.1 Nội thất phòng họp trực tuyến

Nội thất phòng họp cần được thiết kế đơn giản, có đầy đủ trang thiết bị cơ bản. Nên lựa chọn bàn hình oval hoặc bán nguyệt để dễ dàng xoay camera quan sát người trong phòng. Ghế nên chọn loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao gây cản trở tầm nhìn.

Nên bố trí phòng họp trực tuyến theo hình vòng cung hoặc chữ U. Điều này giúp người tham gia tập trung vào màn hình lớn.

2.2 Thiết kế màu sắc trong phòng họp trực tuyến

Màu sắc là yếu tố quan trọng trong thiết kế phòng họp trực tuyến, ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý con người, tăng độ trực quan sẽ khiến cho mọi người có cảm giác dễ chịu, thoải mái, không bị mất tập trung. Vì thế nên chọn những tông màu nhạt, màu trung tính khá tốt cho thị giác như: màu be, màu ghi, màu nâu, màu xám,…

Đối với gam màu trung tính kéo theo chất lượng đường truyền đi tốt nhất và người nào tham gia vào cuộc họp hầu như cũng sẽ tập trung hơn khi đang xem hình ảnh hay video,…

2.3 Ánh sáng trong thiết kế phòng họp trực tuyến

Ánh sáng trong thiết kế phòng họp trực tuyến ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh khi phát đi. Do vậy, cần chú ý đến yếu tố ánh sáng chiếu đèn, màu sắc tự động để có thể chọn màu tự nhiên phù hợp không gian phòng họp.

Tuy nhiên, nên lưu ý thật kỹ, nhằm tránh xa ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera, làm ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh bị lóa. Ngoài ra, ánh sáng mặt trời cũng không tốt cho chính chất lượng hình ảnh. Do vậy, thiết kế phòng họp trực tiếp không nên để cửa sổ và chỉ nên để ở mức vừa đủ. Nếu như có cửa sổ thì bạn nên sử dụng rèm cửa để giảm thiểu đi phần ánh sáng tốt hoặc thêm lắp đặt camera quay nhiều hướng khác nhau với nguồn sáng.

2.4 Cách âm và tiêu âm cho phòng họp trực tuyến

Thông thường các nhà thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp hay chú ý đến chế độ cách âm và tiêu âm của phòng họp. Đây hoàn toàn là yếu tố quan trọng, phải có yếu tố ấy mới cách âm và tiêu âm tốt. Đường truyền không bị lẫn tạp âm, nghe nhau nói rõ ràng hơn.

2.5 Thiết bị đường truyền

Thiết bị đường truyền liên quan đến công nghệ và chất lượng âm thanh, màn chiếu, máy quay,… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất năng lực làm việc. Vì thế, trong khi thiết kế phòng họp trực tuyến cần có sự hỗ trợ nhiệt tình, tận tình từ phía đơn vị kỹ thuật công nghệ chuyên nghiệp nhất.

3. Quy trình thiết kế phòng họp trực tuyến tại UCS CORP

Bước 1: Xác định số lượng điểm kết nối

Có hai mô hình chính: site to site (kết nối 2 điểm), Multisites (kết nối từ 2 điểm trở lên). Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình phù hợp.

Bước 2: Xác định chi phí lắp đặt

Chi phí setup phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố:

• Số điểm cầu kết nối quyết định đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp.
• Thương hiệu của các trang thiết bị đầu tư.

Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng

Về nhu cầu sử dụng, bạn cần xác định được 2 yếu tố quan trọng:

Số người tham dự:

• Cá nhân: Sử dụng các ứng dụng cài đặt trên điện thoại, máy tính để tham gia cuộc họp.
• Nhóm dưới 10 người: Đầu tư các thiết bị phần cứng chuyên dụng
• Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, camera có độ phân giải cao, có thể quay nét toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, tổ chức nên gắn nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.

Đo diện tích phòng họp:

Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp xếp sao cho hợp lý.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Sau khi đưa ra kế hoạch chi tiết, bạn tiến hành lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách và quy mô đã đề ra.

Bước 5: Đưa vào thử nghiệm

Sau khi lựa chọn và lắp đặt xong, bạn cần tiến hành chạy thử các trang thiết bị nhằm tránh những rủi ro sau này. Cụ thể, bạn hãy đánh giá về mức độ tối ưu về kỹ thuật, không gian để đưa ra giải pháp thay đổi sao cho phù hợp.

Phòng họp trực tuyến hiện đang được xem là giải pháp hoàn hảo cho phép người dùng có thể kết nối giao tiếp hay hội họp lại với nhau, không phân biệt địa lý, giống như đang được giao tiếp ngay chính tại một không gian vậy. Tuy nhiên mỗi phòng họp và hội nghị sẽ có chút khác biệt, vì vậy xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để xây dựng phòng họp hoàn hảo cho công ty bạn.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết:

UCS CORP

1900 63 64 37 

marketing@ucsmart.vn