Làm sao để tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả?

Ngày nay, hội nghị truyền hình dần trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và tăng năng suất làm việc. Vì thế, việc tổ chức hội nghị truyền hình sao cho hiệu quả và thành công đang là vấn đề được nhiều người quan tâm.

Hãy cùng UCS CORP tìm hiểu rõ hơn về cách giúp tổ chức cuộc họp onlne hiệu quả nhé!

Những điều cần lưu ý để tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả

Chọn một bộ thiết bị truyền hình tốt

Để có được một cuộc họp hiệu quả thì việc chọn được một bộ thiết bị hội nghị truyền hình phù hợp và có chất lượng tốt là điều vô cùng quan trọng. Hiện nay, trên thị trường có nhiều hãng sản xuất thiết bị họp trực tuyến có thiết kế phù hơp cho nhiều không gian phòng họp khác nhau. UCS CORP – đơn vị cung cấp hàng đầu về các thiết bị hội nghị truyền hình, truyền thông hợp nhất,… Từ nhiều thương hiệu nổi tiếng như: Cisco, Aver, Lifesize, Polycom, Yealink,..

XEM THÊM: Thiết bị hội nghị truyền hình cho phòng lớn giá rẻ

Chọn một phần mềm họp trực tuyến tốt

Hiện nay phương pháp họp trực tuyến đã trở nên nổi tiếng trên thế giới, tuy nhiên một số doanh nghiệp ở Việt Nam vẫn chưa triển khai được. Vì là chi phí đầu tư cao và thói quen họp truyền thống của các doanh nghiệp. Sự xuất hiện của các phần mềm họp trực tuyến chất lượng giúp cho các cuộc họp hiệu quả hơn. Đây cũng là mô hình thử nghiệp cho các doanh nghiệp trước khi quyết định sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình lớn

XEM THÊM: 7 phần mềm họp trực tuyến tốt nhất cho năm 2022

Đảm bảo có kết nối Internet ổn định

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất để có thể tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả là kết nối Internet ổn định và nhanh chóng. Một khi kết nối chậm nó sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến hội nghị, làm gián đoạn hình ảnh và âm thanh không nhất quán. Nếu sử dụng máy tính xách tay, hãy sử dụng cáp LAN, nó sẽ giúp đảm bảo kết nối Internet ổn định hơn. Sử dụng kết nối an toàn cùng với mã hóa nâng cao và bảo vệ bằng mật khẩu trong trường hợp lựa chọn duy nhất dành cho người dùng là kết nối không dây.

Gửi nội dung cuộc họp cho người tham gia

Một trong những yêu cầu bắt buộc cần làm trước khi cuộc họp bắt đầu đó là gửi nội dung cuộc họp và thư mời họp đến người tham gia . Điều này sẽ giúp người tham gia biết được lý do tổ chức cuộc họp. Cũng như những nội dung sẽ triển khai để có được những sự chuẩn bị phù hợp.

Loại bỏ mọi sự phân tâm

Cần đảm bảo không có vật nào trong tầm nhìn của máy ảnh khiến người khác mất tập trung. Ngoài ra, chuông điện thoại nên được giữ ở chế độ im lặng trong suốt buổi họp. Đặt loa ra xa micro và điều chỉnh âm lượng ở mức 50%. Bên cạnh đó, việc loại bỏ mọi tiếng ồn xung quanh cũng giúp giảm thiểu mọi tiếng vọng từ micrô. Hơn nữa, hãy thông báo cho những người tham gia cách tắt tiếng cũng như bật tiếng micrô. Và đảm bảo rằng tất cả họ đều đang sử dụng tính năng này.

Chọn môi trường ánh sáng đồng đều

Một trong những yếu tố giúp cuộc họp thành công là ánh sáng thích hợp với độ chói tối thiểu. Nên sử dụng ánh sáng tự nhiên nhưng vẫn đảm bảo người ngồi phía đối diện không bị phân tâm. Tránh những bóng đèn có ánh sáng mạnh thay vào đó hãy sử dụng ánh sáng huỳnh quang. Nên đóng rèm lại để ánh sáng mặt trời không áp đảo ánh sáng huỳnh quang.

UCS CORP là đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị hội nghị truyền hình uy tín, chất lượng. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ luôn sẵn lòng tư vấn cho quý khách, giúp quý khách lựa chọn được những giải pháp hữu ích và phù hợp nhất.

Bên cạnh đó, UCS CORP có dịch vụ cho thuê phần mềm, phong họp trực tuyến cho nhiều doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng nhu cầu tương tác từ xa với khách hàng, đối tác, chi nhánh tại một số thời điểm quan trọng.

Liên hệ chúng tôi để biết thêm thông tin:

UCS CORP

1900 63 64 37

marketing@ucsmart.vn