Vì sao doanh nghiệp nên nâng cấp tổng đài thông minh?

Hiện nay, các tập đoàn lớn hầu hết đã sử dụng tổng đài thông minh và một vài doanh nghiệp nhỏ lẻ cũng đang nâng cấp, chuyển dần sang mô hình tổng đài này. Vậy tổng đài này hoạt động như thế nào và mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Hãy cùng UCS CORP tìm hiểu rõ hơn lý do vì sao doanh nghiệp nên nâng cấp hệ thống tổng đài thông minh nhé!

Tổng đài thông minh là gì?

Hệ thống tổng đài được lưu trữ trên đám mây hay còn được gọi với tên chuyên ngành là dịch vụ tổng đài thông minh VoIP. Loại tổng đài VOIP này hoàn toàn có thể tích hợp các thiết bị truyền thông khác mà không cần thiết lập phần cứng cồng kềnh. Do đó giúp tiết kiệm chi phí hơn và mang lại nhiều tính năng linh hoạt.

Hệ thống tổng đài ảo là mô hình điện thoại hoàn toàn được xây dựng trên môi trường đám mây. Nhằm cung cấp quyền truy cập máy chủ thông qua kết nối Internet. Do vậy, những doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài đám mây hoặc lưu trực tiếp trên máy chủ chỉ cần có kết nối Internet. Chúng luôn hoạt động đơn giản nhưng đảm bảo chất lượng ổn định trên nền internet.

Nguyên lý hoạt động của tổng đài thông minh

Nguyên lý hoạt động của tổng đài ảo thông minh rất đơn giản, hiện đại. Doanh nghiệp không cần bỏ ra chi phí lắp điện thoại nhưng vẫn có thể nghe – gọi, kết nối với khách hàng bình thường. Chúng hoạt động bằng cách kết nối tất cả các thiết bị của bạn như PC, Laptop. Smartphone,… với đám mây dựa vào các kết nối của Internet. Tổng đài này cho phép truyền dữ liệu qua Internet thay vì truyền qua đường dây điện thoại.

Để được sử dụng dịch vụ tổng đài này, doanh nghiệp chỉ cần đăng kí đầu số SIP được cung cấp bởi các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông. Doanh nghiệp có thể đăng kí các đầu số như 1900 hay các số đẹp cho tổng đài cố định. Các cuộc gọi được thực hiện trên Smartphone, PC bằng cách cài đặt các phần mềm gọi thoại. Doanh nghiệp có thể nhận được các cuộc thoại như với điện thoại bình thường.

Vì sao nên nâng cấp tổng đài ảo?

Thiết lập tổng đài thông minh nhanh chóng và tiết kiệm chi phí

Đối với tổng đài truyền thống, doanh nghiệp cần phải chi trả cao hơn cho các đầu mục như cài đặt, thiết lập, bảo trì, bảo dưỡng phần cứng. Điều này vô cùng tốn kém và mất thời gian. Nhưng với giải pháp tổng đài ảo, mọi thông tin được lưu trữ và xử lý trên đám mây. Và phần cứng được quản lý và thiết lập bởi nhà cung cấp. Do đó, doanh nghiệp không tốn bất cứ chi phí nào cho phần cứng, cơ sở hạ tầng viễn thông. Nếu muốn giữ hệ thống cũ, doanh nghiệp có thể tận dụng mà không cần đi dây điện thoại mới. Với những phần mềm dễ dàng cài đặt trên các thiết bị, cuộc thoại sẽ luôn ổn định với mức phí thấp nhất

Khả năng mở rộng

Đây là lý do quan trọng để doanh nghiệp có thể chuyển sang mô hình tổng đài ảo PBX. Các nhà cung cấp sẽ tính phí khách hàng cho số lượng băng thông mà họ đã sử dụng. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đang hoạt động bởi số lượng nhân sự có thể thay đổi thường xuyên. Tổng đài đảm bảo việc mở rộng hay thu hẹp. Đồng thời đảm bảo chi phí đúng với những gì doanh nghiệp bạn sử dụng.

Tích hợp dễ dàng

Việc tích hợp với các phần mềm CRM hay ERP hoặc các phần mềm bán hàng, các bên thứ 3 đều được diễn ra tự động, dễ dàng bởi tổng đài cho phép kết nối dữ liệu. Và doanh nghiệp không thể tìm thấy tính năng này ở những tổng đài truyền thống.

Tính năng Call Center

Với tính năng này, không có bất cứ cuộc gọi nào của khách hàng bị bỏ lỡ. Tổng đài đáp ứng được số lượng cuộc gọi đồng thời rất lớn, từ 30~40 cuộc. Điều đáng nói, nhân viên hoàn toàn có thể nhận được cuộc gọi ở bất cứ nơi nào, bất cứ thời điểm nào.  Họ sẽ không bị giới hạn, chỉ cần nơi đó có kết nối Internet.

Thân thiện, sử dụng đa nền tảng

Thật cứng nhắc nếu như cả ngày bạn phải ngồi tại vị trí làm việc với chiếc máy điện thoại. Xu hướng làm việc đặt hiệu quả lên trên tất cả cho phép tổng đài viên làm việc bên ngoài văn phòng. Hệ thống tổng đài ảo hoàn toàn đáp ứng được điều đó khi cho phép người dùng sử dụng phần mềm trên nhiều nền tảng như PC hay Smartphone. Tính năng này rất tiện cho việc quản lý và theo dõi công việc. Phần mềm tương thích với cả hệ điều hành IOS và Android. Phần mềm được cài đặt Hotline riêng của doanh nghiệp.

Thời gian hoạt động được đảm bảo

Hệ thống tổng đài ảo với nhiều máy chủ toàn cầu, lưu trữ thông tin của nhiều tổ chức, doanh nghiệp khác nhau. Nếu nói ngừng hoạt động gần như là không có hoặc tỷ lệ đó vô cùng thấp. Điều này hoàn toàn đúng với những giải pháp tổng đài ảo được lưu trữ mạng dự phòng. Hoặc định tuyến chuyển đổi dự phòng tự động. Điều này đảm bảo không có bất kỳ thời gian chết nào xảy ra do lỗi phần cứng và mọi vấn đề được được khắc phục nhanh chóng tại trung tâm dữ liệu được quản lý.

Tổng đài thông minh kết nối, hỗ trợ khách hàng

Bất cứ nhà mạng nào đều muốn đáp ứng nhu cầu tối đa của người dùng và giải quyết nhanh chóng những yêu cầu của họ. Nâng cao chất lượng dịch vụ và nhận được sự hài lòng. Vì vậy, hệ thống chăm sóc khách hàng trở thành dịch vụ thiết yếu không thể thiếu của các tổng đài.

Đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài uy tín, chất lượng!

UCS CORP tự hào là doanh nghiệp được khách hàng tin tưởng sử dụng sản phẩm và dịch vụ hơn 10 năm qua. Chúng tôi cam kết cung cấp các giải pháp hệ thống tổng đài chất lượng, giá cả phải chăng cùng chế độ bảo hành uy tín.

Liên hệ để biết thêm thông tin chi tiết:

UCS CORP

1900 63 64 37

marketing@ucsmart.vn